Warehouse Management System

 

A.    Konsep Warehouse Management System (WMS)

Warehouse Management System (WMS) adalah sebuah software berbasis cloud yang memberikan kemudahan bagi bisnis manufaktur, ritel, dan distributor untuk dapat mengawasi aktifitas pergudangan secara real-time. Hal tersebut meliputi proses stok barang datang hingga persiapan stok barang untuk proses pengiriman. Sehingga proses arus barang dalam gudang menjadi lebih cepat dan hemat biaya. WMS akan mengelola inventaris gudang, ruang, peralatan dan sumber daya tenaga kerja untuk mengarahkan aliran material dan informasi mulai dari penerimaan dan pembuangan hingga perakitan ringan, pengambilan pesanan, pemrosesan dan pengiriman bernilai tambah. Tujuan WMS adalah untuk meminimalkan biaya dan memaksimalkan pelayanan terhadap pelanggan. Untuk melakukan ini operasi gudang yang efisien perlu dilakukan seperti memberikan layanan pelanggan yang tepat waktu, melakukan pelacakan item sehingga dapat ditemukan dengan mudah dan benar, meminimalkan upaya fisik, serta menyediakan link komunikasi dengan pelanggan.

 

B.     Aktivitas Warehouse

1. Menerima barang atau produk jadi (finished goods)
2. Mengidentifikasi barang atau produk
3. Menerima barang atau produk jadi
4. Mengidentifikasi barang atau produk jadi
5. Proses mengirimkan barang atau produk penyimpanan
6. Menahan barang atau produk jadi maupun setengah jadi atau reject
7. Tempat pemilihan barang atau produk
8. Mengoperasikan sistem informasi.

C. Efektivitas Gudang

1.      Stock Location

1. Space

-          Barang baik raw material, produk jadi dan bahan-bahan yang lain disimpan di lantai, di ruang, di atas atau di partisi dengan leveling.

-          Ruang atau space dalam warehouse harus memenuhi beberapa kriteria yaitu, ruang space tempat berjalan (gang), perkantoran administrasi, penerimaan (receiving), order picking, shipping dock (drop zone) dan order assembly.

-          Mengetahui kapasitas maksimal yang dibutuhkan dalam ruangan warehouse

2. Storage

Floor storage (ruang yang tersedia untuk penyimpanan di lantai), penyimpanan dengan menggunakan pallet harus diketahui untuk penumpukan pallet atau leveling palet, ketinggian maksimum yang dapat disusun dalam warehouse karena batas ketinggian dan berat untuk ketinggian langit-langit perlu diketahui, perlu ada ruang space untuk merangkai atau clearance space.

3. Pallet space

Dasar Sistem Lokasi Stok Barang

a.       Kelompokkan item yang terkait secara fungsional.

b.      Kelompokkan item yang bergerak cepat bersama-sama.

c.       Kelompokkan barang-barang yang secara fisik serupa.

d.      Pisahkan kerja dari stok terbalik

Barang-barang yang serupa dalam penggunaan atau karakteristiknya:

-          Staff gudang menjadi familiar dengan barang-barang

-          Kebutuhan pemrosesan dalam pesanan serupa

-          Sering dipesan bersama: perangkat hardware dan barang atau produk massal

Tipe - tipe Lokasi Stok

-          Fixed location : Warehouse dengan sistem tetap (fixed location), SKU ditetapkan sebagai lokasi permanen, dan tidak ada item lain yang disimpan di sana. Sistem ini memungkinkan untuk menyimpan dan mengambil item dengan meminimalkan pencatatan atau audit. Dalam beberapa kecil, sistem manual, tidak ada catatan yang disimpan sama sekali.

-          Floating location : Warehouse dengan sistem lokasi terapung (tidak tetap) , barang disimpan di mana pun dengan menyesuaikan ruangan yang sesuai barang atau produk tersebut. SKU yang sama dapat disimpan di beberapa lokasi pada waktu yang sama dan lokasi yang berbeda pada waktu yang berbeda. Keuntungan dari sistem ini adalah peningkatan pemanfaatan kubus. Namun, itu membutuhkan data barang atau produk yang akurat dan up-to-date, informasi lokasi barang dan ketersediaan ruang penyimpanan yang kosong sehingga barang dapat disimpan dan diambil secara efisien.

2. Pemanfaatan dan Aksesibilitas

Barang disimpan tidak hanya di lantai, tetapi di kubik atau kubus kardus di ruang gudang. Meskipun ukuran gudang dapat digambarkan secara jelas dengan menggunakan luas kubus atau kardus yang digunakan, kapasitas gudang tergantung pada seberapa tinggi barang dapat disimpan.

 

Accessibility	Utilization
Kemampuan untuk mendapatkan barang dengan usaha minimal : -          Tanpa memindahkan barang disana -          Dapat menjadi masalah dengan banyak barang dalam satu area Contoh : Kola tidak ada barang lain yang harus dipindahkan untuk mencapai sebuah SKU, SKU akan dapat diakses 100 %	-          Ukuran seberapa baik ruang digunakan -          Juga harus mempertimbangkan aksesibilitas -          Rak memungkinkan aksesibilitas ke semua barang sambil meningkatkan pemanfaatan

 

3. Order Picking and Assembly

Setelah pesanan barang atau produk diterima, maka bagian warehouse harus melakukan :

-          Pengambilan barang atau produk

-          Perakitan atau pemasangan barang/produk

-          Persiapan untuk pengiriman

Melibatkan tenaga kerja/operator dan pergerakan barang atau produk untuk memberikan tingkat layanan pelanggan atau customer inginkan, maka dari itu sistem pengambilan pesanan adalah.

-          Area System

-          Zone System

-          Multi-Order System

-          Working & Reserve Stock

 

D. Warehouse Physical Control & Security

Karena stok (persediaan) di warehouse berupa produk dan barang maka kemungkinan besar sering terjadi kehilangan atau bisa juga dicuri. maka dari itu yang dibutuhkan adalah sebuah sistem yang mampu menyelesaikan masalah tersebut seperti sistem monitoring atau pemantauan terhadap barang-barang yang ada di gudang (warehouse). Ada beberapa elemen sistem yang dapat membantu masalah tersebut diantaranya adalah :

-          Sistem penomoran part atau barang dengan baik

-          Sistem dokumentasi barang atau produk dengan baik seperti pencatatan nama, jumlah dan nomor part

Ketika barang atau part diterima, dikeluarkan, atau dipindahkan dari gudang atau warehouse dengan cara apa pun, ada empat langkah dalam setiap proses tersebut yang harus dilaksanakan: mengidentifikasi item, memverifikasi kuantitas, mencatat proses perpindahan, dan mengeksekusi proses perpindahan secara fisik.

Selain itu dapat melakukan pembatasan terhadap akses warehouse untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan. Persediaan atau stock di Warehouse harus disimpan di tempat yang aman, dengan keterbatasan akses umum. Persediaan harus dikunci kecuali selama jam kerja normal untuk menghindari kehilangan barang atau produk di Warehouse. Tenaga kerja yang terlatih juga menjadi hal yang penting karena staf pekerja gudang tidak hanya harus dilatih dengan baik dalam menangani dan menyimpan bahan dan dalam mencatat transaksi, tetapi harus dilatih untuk memastikan setiap transaksi perpindahan atau peminjaman barang di gudang dicatat dengan benar.

 

E. Inventory Record Accuracy

Pencatatan barang dan persediaan di warehouse harus mencantumkan ketiga informasi ini, diantaranya adalah description part (part number), jumlah, dan lokasi. Pencatatan persediaan barang yang akurat akan memberikan dampak baik ke perusahaan diantaranya adalah :

 

-          Pengoprasian sistem manajemen yang efekti

-          Dampak positif dari segi customer dengan pelayanan yang memuaskan

-          Efektif dan Efisien dalam segi manajemen

-          Menganalisis persediaan inventory

Pencatatan persediaan barang inventory yang tidak akurat akan mengakibatkan:

-          Kehilangan penjualan

-          Kekurangan stok dan jadwal terganggu

-          Kelebihan persediaan (dari hal-hal yang salah)

-          Produktivitas rendah

-          Kinerja pengiriman yang buruk

-          Persediaan stok yang berlebihan, karena akan selalu bereaksi terhadap situasi yang buruk daripada merencanakan progres atau tujuan masa depan

 

Kesalahan dalam proses audit data inventory dapat terjadi, dan kesalahan itu harus dideteksi secepatnya sehingga akurasi inventaris tetap terjaga. Ada dua metode dasar untuk memeriksa keakuratan catatan persediaan: periodik tahunan perhitungan semua item di warehouse dan hitungan harian untuk item-item tertentu. Penting untuk mengaudit akurasi catatan, tetapi lebih penting untuk mengaudit sistem untuk menemukan penyebab ketidakakuratan catatan dan menghilangkan masalah tersebut.

 

F. Manfaat Penerapan Warehouse Management System

Penerapan warehouse management system akan sangat membantu meningkatkan efisiensi proses bisnis serta menekan kerugian pada manajemen pergudangan. Selain itu masih banyak sekali manfaat dari penerapan WMS, berikut adalah contoh-contohnya.

1. Efisiensi waktu proses manajemen

Keuntungan pertama dari penerapan warehouse management system adalah kecepatan dalam proses manajemen gudang. Selain itu implementasi WMS juga akan membuat seluruh transaksi dan pergudangan bisa dilakukan secara lebih cepat dan akurat. Implementasi sistem pada gudang mampu mempersingkat waktu penyortiran, pendataan serta packing stok barang untuk dikirim. Hal ini akan berdampak pada meningkatnya efisiensi yang dihasilkan oleh suatu proses.

2. Kemudahan saat menata tata letak penyimpanan

WMS dapat mengatur lokasi penyimpanan barang secara lebih optimal. Area penyimpanan gudang akan lebih maksimal dengan sistem layouting, sehingga peletakan dan lokasi barang dapat dilacak melalui sistem. Jumlah barang yang masuk ke gudang akan sesuai dengan penyimpanannya dengan menggunakan peralatan yang terdapat di dalam sistem. Selain itu dengan adanya sistem ini akan mempermudah kita melakukan metode FIFO atau first in first out. Dengan begitu kualitas dari barang yang diterima konsumen akan lebih terjamin.

3. Kinerja dan Produktivitas karyawan yang lebih efektif

Sistem WMS menyediakan informasi pada karyawan sesuai dengan akses yang diberikan. Seluruh karyawan dapat meningkatkan kinerjanya dengan adanya informasi jadwal inbound dan outbound, proses sorting stok barang, labeling menggunakan RFID/Barcode, packing dan pekerjaan lain dalam gudang. Sehingga, tidak ada lagi waktu terbuang saat proses manajemen di dalam gudang.

4. Menekan biaya pembelian dan pemeliharaan perangkat

Sebagian besar teknologi pada WMS menggunakan sistem cloud yang mudah untuk dikelola dari mana saja. Sebagai aset digital, WMS terhitung terjangkau, mudah untuk digunakan dan memiliki fleksibilitas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis anda. Sistem WMS yang dilakukan secara terkomputerisasi akan memudahkan perusahaan dalam mengolah berbagai data yang berhubungan dengan stok barang yang ada di dalam gudang. Hal tersebut akan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap sistem manual.

5. Proses Inbound & Outbound

Permintaan inbound barang akan terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris dan juga database stok barang. Dengan begitu, proses permintaan inbound barang akan sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan, dan juga dapat meminimalisir terjadinya kelebihan stok dan juga stok yang berumur lama. Selain itu Penerapan WMS membantu integrasi data pada proses supply chain management, sehingga tiap proses dapat dipantau secara menyeluruh. Ketika ada permintaan outbound stok barang, data akan masuk dalam sistem dan mencocokkan dengan jumlah stok barang pada gudang. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan pengiriman maupun meningkatkan penjualan.

6. Proses dalam Gudang

Dengan Warehouse Management System adanya sistem pemberitahuan dan jadwal kedatangan stok untuk pekerja pada gudang menciptakan proses penerimaan dan pendataan barang yang lebih cepat dan sesuai dengan jadwal. Proses pencatatan barang semakin cepat dan mudah menggunakan RFID/Barcode, dan juga langsung terintegrasi dengan database stok barang. Lokasi penyimpanan pada gudang juga diberi tanda agar mempermudah pengambilan dan penyortiran stok barang. Sehingga, stok barang inbound dapat dipantau jumlah dan lokasinya secara real-time.

7. Peningkatan akurasi inventory gudang dan mempersingkat proses pengiriman

Penerapan WMS juga dapat mengurangi kesalahan dan retur stok. Fitur RFID Barcode pada WMS dapat mengelompokkan stok barang berdasarkan spesifikasi dan letak penyimpanan dalam gudang. Fitur ini mempermudah karyawan untuk pengambilan dan mempersiapkan stok barang sebelum pengiriman dalam waktu yang singkat. Proses outbound lebih mudah, terutama dalam penjadwalan dan persiapan armada pengiriman. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan pelayanan para konsumen.

 

G. Fitur-fitur dari Warehouse Management System

a.       Stock Transfer Order

Fitur Stock Transfer order pada WMS mempermudah perusahaan dalam melakukan manajemen perpindahan barang dari lokasi gudang asal ke lokasi gudang tujuan, tanpa adanya transaksi. Jika perusahaan memiliki lokasi penyimpanan yang tersebar di berbagai wilayah, fitur ini dapat membantu melacak dan melakukan penghitungan stok barang melalui satu sistem. Manfaat dari fitur ini adalah untuk mengalokasikan ketersediaan stok barang dengan baik dan merata di berbagai lokasi penyimpanan. Dengan begitu, perusahaan akan dapat memenuhi permintaan konsumen dengan cepat, karena ketersediaan stok barang yang merata di berbagai lokasi.

b.      Safety Stock & Stock Alert

Penerapan WMS dapat membantu bisnis untuk mempermudah proses melacak stok barang dalam gudang. Fitur Safety Stock dan Stock Alert berguna untuk pemberitahuan apabila stok barang pada gudang menipis atau bahkan kelebihan stok. Untuk dapat menikmati kelebihan fitur ini, perusahaan perlu menentukan jumlah minimum dan maksimum stok barang. Setelah batas stok ditetapkan, sistem kemudian akan otomatis mengirim pemberitahuan pada perusahaan. Sehingga, perusahaan memiliki kontrol penuh terhadap kondisi dan jumlah stok barang pada gudang.

c.       Barcode & RFID

RFID (Radio Frequency Identification) adalah bentuk komunikasi nirkabel yang menggunakan sambungan elektromagnetik pada frekuensi radio tertentu yang berguna untuk mengidentifikasi suatu benda secara spesifik. Dengan teknologi yang ada, RFID dapat diintegrasikan dengan beberapa perangkat teknologi yang akan mempermudah proses manajemen pergudangan. Penggunaan Teknologi RFID Barcode pada WMS dapat meningkatkan efisiensi manajemen stok barang pada gudang. Dengan memberi label barcode pada tiap barang yang masuk, dan juga lokasi penyimpanan pada gudang dapat membantu melacak perpindahan barang secara presisi. Selain itu, proses pendataan stok barang yang datang akan jauh lebih cepat dengan menggunakan RFID Barcode.