Kelebihan PDCA

1. Flow mudah dipahami

Alur dari siklus PDCA cukup praktis, sehingga mudah untuk dipahami dan diterapkan. Sehingga, rencana yang telah disusun lebih mudah untuk disampaikan sekaligus diimplementasikan pada operasional perusahaan.

2. Bisa mendeteksi potensi masalah sejak awal

Adanya perencanaan yang terstruktur, perusahaan akan lebih mudah dalam mendeteksi masalah di masa depan. Dengan begitu, PDCA juga memiliki fungsi mengendalikan risiko, dampak buruk hingga berbagai hambatan dalam perusahaan.

3. Berkesinambungan

Apabila setiap tahap dalam PDCA bisa dilakukan secara berkesinambungan dan konsisten, maka peluang terkait kontrol dan analisa semakin tepat. PDCA juga memudahkan perusahaan dalam memantau perkembangan manajemen. Contoh, membuat laporan PDCA di perusahaan agar proses evaluasi juga lebih mudah.

Kekurangan PDCA

 

Konsep PDCA

Siklus Plan Do Check Act (Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindaklanjuti) merupakan model manajemen yang dikembangkan oleh W. Edwards Deming untuk perbaikan proses maupun individu secara berkelanjutan. Oleh karena itu, siklus PDCA juga dikenal sebagai siklus Deming, siklus Shewhart, atau siklus kendali. Siklus PDCA (Plan Do Check Act) adalah metode manajemen yang bertujuan untuk menyelesaikan masalah dengan empat langkah secara berulang. PDCA adalah siklus yang terus berulang. Model manajemen ini mampu membantu industri atau perusahaan keluar dari stagnasi. Selain itu, siklus ini juga mampu mewujudkan sistem yang selalu berkembang menjadi lebih baik secara kualitas, efektivitas, maupun efisiensi.

Plan

Plan adalah tahap perencanaan yang dimulai dengan identifikasi masalah menggunakan teknik 5W, yaitu what (apa), who (siapa), when (kapan), where (di mana), dan why (mengapa) dengan teknik root cause analysis. Pada tahap ini, buatlah hipotesis masalah dan tujuan yang harus dicapai agar hasil yang diinginkan dapat terwujud. Hal yang harus diketahui :

       ●            Masalah utama yang perlu diselesaikan

       ●            Sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya

       ●            Sumber daya yang tersedia saat ini

       ●            Solusi terbaik untuk perbaikan masalah dengan sumber daya tersebut

       ●            Metrik atau parameter apa yang digunakan untuk mengukur keberhasilan perbaikan

Do

Pada tahap siklus PDCA ini, kamu harus mulai menjalankan hal-hal yang telah direncanakan, meliputi pengujian skala kecil untuk mengukur hasil dari solusi yang sudah dirancang pada tahap pertama. Carilah mana solusi yang paling baik dan apakah hal tersebut bisa memberikan hasil sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Pada fase ini, masalah yang tidak diperkirakan mungkin terjadi. Oleh karena itu, lebih baik menjalankan rencana dengan skala kecil terlebih dahulu di lingkungan terkendali. Agar tahap Do menjadi lebih sukses, lakukan standardisasi agar semua orang yang terlibat dalam prosesnya benar-benar tahu tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.

Check

Tahapan checking menjadi upaya penting dalam siklus PDCA. Sebab, dengan melakukan checking kamu dan tim akan mengetahui kesalahan dalam tahapan kedua yang sempat dilakukan. Selain itu, proses checking juga perlu dilakukan untuk menghindari proses kesalahan yang berulang. Ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan dalam proses ketiga ini seperti:

        ●            Memeriksa apakah standarnya terpenuhi

        ●            Memeriksa apa yang berhasil dan salah serta kenapa ini bisa terjadi

Check, juga dapat juga dilakukan dengan menggunakan model ishikawa.

1. Lihat metode yang digunakan, apakah mungkin masalah berasal dari metode yang kurang tepat?
2. Lihat dari mesinnya. Apakah peralatan yang digunakan dalam uji coba tersebut mutakhir atau tidak, apakah alat itu diatur dengan benar atau tidak dan apakah bisa bekerja dengan baik?
3. Faktor tenaga kerja dengan melihat kualitas, kuantitas, motivasi kerja hingga apakah sudah mengikuti pelatihan atau belum.
4. Lihat faktor Material yang digunakan dalam uji coba tersebut apakah sudah menggunakan kualitas bahan yang bagus atau buruk.
5. Measurement juga perlu dilihat, Apakah matrik yang dipilih sudah efektif untuk mengontrol hasil yang diharapkan?
6. Lingkungan uji coba juga mempengaruhi, apakah lingkungan itu sudah memadai atau tidak?

Act

Dalam tahap ini, seluruh aspek proses telah diperbaiki berdasarkan evaluasi dari fase Do dan Check yang mengidentifikasi masalah dalam implementasi rencana. Fase Act merupakan yang terakhir dari siklus PDCA. Akan tetapi, seluruh prosesnya akan berulang lagi secara berkelanjutan. Setelah mulai melakukan implementasi PDCA, pastikan untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Bertindak berarti merefleksikan kondisi kita setelah memeriksa dan mengambil yang sesuai tindakan, termasuk

1) Standarisasi saat baik hasil maupun proses sesuai target.
2) Melakukan tindakan balasan ketika hasil atau proses hasil dibawah standar.

 

Kelebihan PDCA

Bagi suatu perusahaan, menerapkan PDCA adalah langkah untuk mendapat keuntungan yang lebih besar. Adapun beberapa kelebihan dari PDCA sebagai berikut.

1.      Flow mudah dipahami

Alur dari siklus PDCA cukup praktis, sehingga mudah untuk dipahami dan diterapkan. Sehingga, rencana yang telah disusun lebih mudah untuk disampaikan sekaligus diimplementasikan pada operasional perusahaan.

2.      Bisa mendeteksi potensi masalah sejak awal

Adanya perencanaan yang terstruktur, perusahaan akan lebih mudah dalam mendeteksi masalah di masa depan. Dengan begitu, PDCA juga memiliki fungsi mengendalikan risiko, dampak buruk hingga berbagai hambatan dalam perusahaan.

3.      Berkesinambungan

Apabila setiap tahap dalam PDCA bisa dilakukan secara berkesinambungan dan konsisten, maka peluang terkait kontrol dan analisa semakin tepat. PDCA juga memudahkan perusahaan dalam memantau perkembangan manajemen. Contoh, membuat laporan PDCA di perusahaan agar proses evaluasi juga lebih mudah.

 

Kekurangan PDCA

Meski cukup menguntungkan perusahaan, rupanya metode PDCA juga memiliki beberapa kekurangan. Diantaranya sebagai berikut.

1.      Prosesnya bersifat statis, karena alurnya hanya berputar pada siklus Plan Do Check dan Act. Sehingga, jika ada perubahan, akan membutuhkan waktu lama karena harus kembali dari awal.

2.      Proses yang dilakukan harus sesuai dengan alur. Karena itu, dibutuhkan lingkungan kerja yang ideal, agar setiap alurnya bisa terlaksana secara efektif.

3.      Implementasi yang terkadang tidak sesuai dengan tahap-tahap sebelumnya. Sehingga output yang dihasilkan tidak sesuai rencana.

Manfaat PDCA

PDCA sering kali dipergunakan dalam kegiatan KAIZEN dan DMAIC serta dipergunakan pada aktivitas LEAN SIX SIGMA. PDCA sangatlah cocok untuk dipergunakan untuk skala kecil kegiatan continuous improvement pada memperpendek siklus kerja, menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan produktivitas. Sementara DMAIC akan lebih powerfull dalam hal menghilangkan varian output, kestabilan akan mutu, improve yield, situasi yang lebih komplek, struktur penghematan biaya, dan efektivitas organisasi bisnis. Berikut merupakan manfaat dari PDCA.

1.      Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;

2.      Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;

3.      Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtut dan sistematis;

4.      Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja;

5.      Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.

Demikian penjelasan mengenai PDCA, dapat disimpulkan bahwa PDCA adalah suatu metode penyelesaian masalah yang tentu saja memiliki pro dan kontra dalam implementasinya. Namun, di luar itu, metode ini cukup membantu perusahaan untuk melakukan manajemen lebih baik lagi.