METODE NEW SEVEN TOOLS

 

Pembelajaran materi pada bab ini, terkait dengan solusi perbaikan lean manufacturing ini berlaku untuk menyiapkan pelaksanaan implementasi perbaikan seluruh persoalan lean manufacturing dan mengorganisasikan pelaksanaan solusi perbaikan lean manufacturing dalam lingkup melaksanakan solusi perbaikan seluruh persoalan lean manufacturing, adapun metode yang digunakan yang disebut dengan Metode New Seven Tools.

 

Pada tahun 1972. JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers) melakukan penelitian dan mengembangkan alat-alat kendali kualitas baru, yang dikenal dengan 7 New Quality Tools atau yang dapat disebut dengan metode New Seven Tools. Metode New Seven Tools. Adapun metode atau alat-alat tersebut diantaranya sebagai berikut:

1.      Affinity Diagram

2.      Interrelationship Diagram

3.      Tree Diagram

4.      Matrix Diagram

5.      Matrix Data Analysis

6.      Activity Network Diagram

7.      Process Decision Program Chart (PDCP)

 

Berikut ini penjelasan dari setiap alat-alat dari metode New Seven Tools:

01.                        AFFINITY DIAGRAM

Metode ini diciptakan oleh Jiro Kawakita pada tahun 1960 an, sehingga sering disebut juga metode KJ. definisi dari affinity diagram merupakan alat yang digunakan untuk mengumpulkan gagasan,opini,masalah, solusi, dan sebagainya yang bersifat data verbal melaluI brainstorming, kemudian mengelompokkannya ke dalam kelompok-kelompok yang sesuai dengan hubungan naturalnya. Maka dari itu membutuhkan keterlibatan semua pihak dalam organisasi. Tujuan dari penggunaan dari affinity diagram yaitu untuk menentukan dengan akurat (pinpointing) masalah dalam situasi yang kacau (chaotic) dengan harapan dapat menghasilkan strategi solusi untuk penyelesaian masalah tersebut. Hasil dari pembuatan Affinity diagram selanjutnya dapat dijadikan masukan untuk membuat sebuah fishbone diagram.

 

Berikut ini langkah-langkah pembuatan Affinity Diagram:

●     Mengumpulkan karyawan karyawan atau anggota kelompok untuk melakukan curah pendapat (brainstorming).

●     Menuliskan semua ide untuk permasalahan yang dibahas pada kertas Post it atau Sticky Notes.

●     Kumpulkan semua kertas Post it/Sticky Notes yang telah ditulis dengan berbagai ide tersebut ke satu tempat (seperti meja, papan tulis, lantai ataupun dinding).

●     Menyortir sorting dan mengklasifikasikan ide ide tersebut menjadi beberapa kelompok berdasarkan pendapat tim/kelompok.

●     Berikan nama ataupun judul pada kelompok kelompok ide tersebut.

 

 

02.                        INTERRELATIONSHIP DIAGRAM

Interrelationship diagram atau yang dapat disebut dengan Relation Diagram dapat diartikan suatu diagram yang menerangkan hubungan sebab dan akibat pada suatu situasi ataupun permasalahan. Manfaat yang dapatkan dalam penerapan interrelationship diagram yaitu untuk bisa memahami hubungan sebab-akibat suatu permasalahan ataupun keterikatan di antara beberapa ide yang dikemukakan untuk mengidentifikasikan area yang memiliki dampak terbesar dalam suatu peningkatan kinerja atau perbaikan

 

Berikut ini contoh penerapan dari interrelationship diagram;

Kartu merah muda pada Gambar di atas berisi tulisan Krisis keuangan menunjukkan rumusan permasalahan yang dibahas. Setelah semua garis panah ditarik, persoalan-persoalan kunci menjadi jelas, yang mana:

a.      Kesalahan Planning memiliki nol garis panah masuk dan empat garis panah keluar. Jadi penyebab dasar krisis keuangan yang terjadi di industri tersebut adalah karena kesalahan perencanaan (planning).

 

b.      Material tidak tersedia dan Target produksi tidak dapat terpenuhi masing-masing memiliki tiga garis panah masuk sehingga keduanya merupakan akibat utama yang menjadi kunci untuk menghindari masalah krisis keuangan.

 

03.                        TREE DIAGRAM

Tree diagram atau pohon masalah adalah teknik yang digunakan untuk memecahkan konsep apa saja, seperti kebijakan, target, tujuan, sasaran, gagasan, persoalan, tugas-tugas, atau aktivitas-aktivitas secara lebih rinci ke dalam sub-sub komponen, atau tingkat yang lebih rendah dan rinci. Tree Diagram dimulai dengan satu item yang bercabang menjadi dua atau lebih, masing-masing cabang kemudian bercabang lagi menjadi dua atau lebih, dan seterusnya sehingga nampak seperti sebuah pohon dengan banyak batang dan cabang. Tree Diagram telah digunakan secara luas dalam perencanaan, desain, dan pemecahan masalah tugas-tugas yang kompleks. Alat ini biasa digunakan ketika suatu perencanaan dibuat, yakni untuk memecahkan sebuah tugas ke dalam item-item yang dapat dikelola (manageable) dan ditugaskan (assignable). Penyelidikan suatu masalah juga menggunakan tree diagram untuk menemukan komponen rinci dari setiap topik masalah yang kompleks. Penggunaan alat ini disarankan jika risiko-risiko dapat diantisipasi tetapi tidak mudah diidentifikasi.

 

Manfaat dari penerapan tree diagram yaitu:

1)     Masalah dapat dipecah menjadi beberapa bagian dan dapat diatur serta didefinisikan.

2)     Untuk lebih mengerti masalah dan seringkali menghubungkan sebab-sebab yang berlawanan.

3)     Untuk mengidentifikasi isu dan pendapat yang mendukung, dan menolong orang yang berperan pada setiap tahap dan proses.

4)     Mengetahui isu saat ini, isu yang lampau, semuanya dapat teridentifikasi. proses analisis seringkali membantu untuk membangun rasa untuk membagi pengertian, tujuan dan langkah selanjutnya.

 

Langkah-Langkah Tree Diagrams:

1.      Langkah 1 : Membuat Draft Pernyataan sasaran (goal statement)

Pernyataan sasaran, proyek, rencana, masalah, atau persoalan lain yang sedang di selidiki. Dan dituliskan pada bagian paling atas/ bagian kiri

2.      Langkah 2 : Buat team yang tepat

Team harus terdiri dari orang-orang yang mampu berpikir analitis (bukan kreatif), dan harus memiliki pengetahuan rinci terkait topik sasaran yang sedang dibahas termasuk keahliannya dalam memecah masalah ke tingkat yang lebih rinci.

3.      Langkah 3 : Buat sub-sub sasaran

Melakukan brainstorming untuk membuat batang pertama tree diagram. Hal ini berarti membuat rencana aksi (action plan) apa pada tingkat/level pertama agar pernyataan sasaran dapat tercapai.

4.      Langkah 4 : Lakukan Peninjauan

Lakukan pemeriksaan secukupnya sesuai dengan yang dibutuhkan pada setiap level, sebagai contoh: apakah item pada setiap level telah cukup menjelaskan level ditanyakan?

 

04.                        MATRIX DIAGRAM

Matrix diagram adalah alat yang sering digunakan untuk menggambarkan tindakan yang diperlukan untuk suatu perbaikan proses atau produk. Matrix diagram digunakan untuk menunjukkan hubungan antara dua atau lebih kelompok informasi.

Matrix diagram terdiri dari baris dan kolom yang menggambarkan adanya hubungan 2 atau lebih faktor untuk mendapatkan informasi tentang sifat serta kekuatan dari masalah sehingga dapat menetapkan ide-ide untuk memecahkan suatu masalah.

 

 

05.                        MATRIX DATA ANALYSIS

Matrix data analysis merupakan alat yang digunakan untuk mengambil data yang digambarkan pada matrix diagram dan mengaturnya sehingga dapat lebih mudah digambarkan dan menunjukkan kekuatan hubungan antar variabel. Hubungan antara variabel data yang digambarkan pada kedua sumbu diidentifikasi dengan menggunakan simbol-simbol untuk derajat kepentingan atau data numerik untuk evaluasi.pengertian lain dari Matrix Data analysis yaitu alat yang digunakan untuk mengambil data yang ditampilkan dalam matrix diagram berbentuk matriks dengan analisis data numerik untuk menghasilkan komponen utama pengganti variabel yang berpengaruh pada suatu masalah.

Menurut Michalski (1997), Matrix data analysis sering digunakan sebagai tampilan karakteristik data untuk kepentingan pelaksanaan riset pasar dan menjelaskan produk dan jasa.

 

 

06.                        ACTIVITY NETWORK DIAGRAM

 

Activity network diagram adalah alat yang digunakan untuk merencanakan atau menjadwalkan proyek. Dengan activity network diagram dapat dilakukan analisis terhadap jadwal waktu penyelesaian proyek, masalah yang mungkin timbul jika terjadi kelambatan, probability selesainya proyek, biaya yang diperlukan dalam rangka mempercepat penyelesaian proyek, dan sebagainya. Untuk menggunakannya, kita harus mengetahui urutan tugas- tugas beserta durasinya

 

Beberapa versi activity network diagram yang luas pemakaiannya adalah: CPM (Critical Path Method), PERT (Program Evaluation and Review Technique), dan PDM (Precedence Diagram Method)

 

Perbedaan mendasar antara CPM dan PERT adalah terletak pada perkiraan waktu.

-         CPM menaksir waktu dengan cara pasti (deterministic)

-         PERT menaksir waktu dengan cara kemungkinan (probabilistic).

 

Metode PDM memiliki jaringan kerja yang lebih sederhana karena kegiatan atau tugas-tugas digambarkan pada node (simpul atau sambungan jalur), bukan pada garis panah seperti pada CPM dan PERT.

-         Metode menggambarkan kegiatan pada node disebut metode diagram AON (activity on node).

-         Metode menggambarkan kegiatan pada garis panah disebut metode diagram AOA (activity on arrow) atau arrow diagramming method (ADM).

 

Langkah-langkah pembuatan Activity Network Diagram:

1.      Membuat daftar kegiatan proyek atau proses

2.      Menggambar diagram

3.      Menghitung dan menganalisis Earliest Event Time (EET)

4.      Menghitung dan menganalisis Latest Event Time (LET)

5.      Penentuan jalur kritis

 

07.                        PROCESS DECISION PROGRAM CHART (PDCP)

PDPC adalah diagram untuk memetakan rencana kegiatan beserta situasi yang mungkin terjadi sehingga PDPC bukan saja dibuat untuk tujuan pemecahan akhir dari suatu masalah, tetapi juga untuk menanggulangi kejutan risiko yang mungkin terjadi. Dengan kata lain, PDPC digunakan untuk merencanakan skenario, jika pada situasi tertentu terjadi masalah, kita telah merencanakan bagaimana kemungkinan penyelesaian masalahnya sehingga kita siap untuk menanganinya.

 

Menurut Michalski (1997), Kegunaan Umum PDPC, yaitu:

●     Untuk Melaksanakan perencanaan kemungkinan (contingency Planning) sebelum melakukan kegiatan kompleks dengan ketidakpastian yang sangat tinggi

●     Untuk Memastikan tindakan penanggulangan (countermeasure) yang paling mungkin dalam rangka meminimalkan setiap masalah yang mungkin muncul ketika kegiatan yang tidak biasa harus dilaksanakan

●     Untuk mengantisipasi masalah-masalah dan mempertimbangkan konsekuensi karena terjadinya kesalahan atau kesenjangan dalam perencanaan.

 

Pada Diagram PDPC hampir sama dengan tree diagram, PDPC mengambil setiap cabang tree diagram untuk mengantisipasi kemungkinan masalah yang terjadi dan menganalisis tindakan penanggulangan yang bisa mencegah berkembangnya masalah secara lebih luas. Berikut ini simbol-simbol Process Decision Program Chart (PDPC)

 

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN PDPC

 

1.      Langkah 1 : Team merujuk kepada hasil pengumpulan data dan analisis sebelumnya. Sumber data ini juga dapat menjadi masukan untuk tree diagram, matrix diagram, atau alat lainnya.

2.      Langkah 2 :

Buat diagram PDPC atau tree diagram dari rencana yang diusulkan

➔      Level tertinggi memperlihatkan sasaran atau tujuan.

➔      Level kedua berisi kegiatan utama

➔      Level ketiga berisi tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan utama.

Pastikan bahwa semua kegiatan telah sesuai dengan sumber data.

 

3.      Langkah 3 :

➢      Untuk setiap tugas pada level ketiga, lakukan brainstorming apa yang dapat menjadi masalah?

➢      Tinjau seluruh masalah potensial dan eliminasi setiap masalah yang tidak mungkin terjadi atau yang konsekuensinya tidak akan signifikan.

➢      Cantumkan masalah pada level keempat dibawah tugas-tugas yang berkaitan.

4.      Langkah 4 :

➢      Untuk setiap masalah potensial pada level keempat, lakukan brainstorming apa upaya penanggulangan (countermeasure) yang paling mungkin?

➢      Upaya penanggulangan bisa berupa tindakan atau perubahan terhadap rencana yang dapat mencegah masalah, atau tindakan yang dapat mengatasi masalah saat masalah itu terjadi.

➢      Cantumkan tindakan penanggulangan pada level kelima (simbol berbentuk awan).

5.      Langkah 5 :

➢      Evaluasi upaya penanggulangan apakah dapat dikerjakan atau tidak?

➢      Tandai dengan O untuk upaya yang dapat dilakukan dan X untuk upaya yang sulit dilakukan.

6.      Langkah 6 : Tinjau kembali diagram, buat revisi jika diperlukan, dan jangan lupa cantumkan tanggal pembuatan