MATERI DIGTALISASI INDUSTRI

A.    Dokumentasi Digtal

Dokumen Digital adalah sebuah konsep pengumpulan, penyimpanan dan pengelolaan informasi dalam bentuk cetakan atau gambar elektronik yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.Saat ini penggunaan dokumen digital di Indonesia sudah semakin meluas, ditandai dengan semakin banyaknya masyarakat yang memiliki eKTP. Menurut Prof. Zudan Arif Fakrulloh selaku Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (DUKCAPIL), kini ada sudah ada 194,6 juta penduduk Indonesia yang memiliki eKTP (per 31 Desember 2020). Hal ini menunjukan bahwa Indonesia sedang berprogres menuju ekosistem digital. Presiden Republik Indonesia, Joko Widodo melalui pidatonya juga menyampaikan bahwa kini semua lini industri harus masuk dalam digitalisasi, sehingga makin efisien makin kompetitif dan bersaing dengan negara-negara lain.

Berikut adalah beberapa keunggulan dan keuntungan dari menggunakan dokumen digital:

1.      Mengurangi penggunaan ruang untuk menyimpan dokumen atau data fisik

2.      Efisiensi biaya: meminimalisir biaya yang digunakan untuk mencetak dan menyimpan dokumen fisik

3.      Aksesibilitas dan kemudahan pencarian data: data yang dikonversikan menjadi digital akan lebih mudah dan cepat untuk diakses dan dicari ketimbang dengan dokumen fisik

4.      Ramah lingkungan: digitalisasi dokumen akan sangat mengurangi penggunaan kertas dan tinta serta material yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen fisik

5.      Data sharing: data yang sudah dikonversi menjadi digital akan sangat mudah disimpan dan dibagikan kepada orang lain

Intensitas penerapan digitalisasi di industri manufaktur terbesar adalah di divisi produksi, dengan prosesnya dapat dikelompokkan ke dalam 6 tahap. Pertama, digitasi dengan adanya peralihan penggunaan kertas ke sistem yang terintegrasi. Kedua, sistem database dan informasi, seperti SAP dan HRIS, serta pemanfaatan media sosial. Ketiga, pengadopsian teknologi inti dalam industri 4.0 dengan adanya kecerdasan artifisial dan Internet of Things. Tahap ke-4 hingga ke-6 terkait ekskalasi penerapan teknologi di internal perusahaan, seperti adanya Augmented Reality (AR), Virtual Reality (VR), serta Transportation Robot dan Drone. Perusahaan yang sudah mencapai tahap ini biasanya terlihat dengan adanya divisi khusus, seperti divisi transformasi digital.
Penelaahan terkait faktor pendukung digitalisasi menunjukkan adanya nilai-nilai seperti Kaizen mengenai perubahan yang dibutuhkan untuk perbaikan berkelanjutan yang berdampak pada cara bekerja para pekerja. Selain dari internal perusahaan, dukungan eksternal juga semakin menguat dengan adanya dukungan konsultansi, pengembangan sistem, maupun pelatihan. Selain itu, kemudahan dalam pengoperasian mesin, angka breakdown dan kesalahan produksi yang lebih sedikit, serta jaringan internet dan listrik kawasan sekitar industri yang memadai menjadi faktor pendukung dan membuat sentimen positif terhadap digitalisasi.

Di sisi lain, ditemukan berbagai faktor penghambat digitalisasi, antara lain penelaahan terkait komitmen middle manager yang belum optimal, pembagian waktu beban kerja dan beban belajar, serta koherensi keinginan top management dan staf. Selain itu, keinginan belajar yang belum merata bagi setiap orang, resistensi dikarenakan tidak adanya keterlibatan karyawan dalam sistem baru dan penilaian yang tidak terpisah antara kinerja mesin dengan kinerja pekerja, juga menjadi faktor penghambat digitalisasi. Berbagai faktor pendukung dan penghambat yang telah ditelaah menunjukkan pentingnya penguatan ekosistem digitalisasi yang membutuhkan dukungan peran para aktor: Lembaga Pendidikan dan Pelatihan; Bisnis; Pemerintah; Masyarakat Sipil; serta Media.

B.     Dampak Digtalisasi

1.      Dampak digitalisasi dapat dikelompokkan ke dalam 3 jenis dampak, yaitu dampak langsung; dampak tidak langsung; dan dampak imbasan (induced impact). Dampak langsung yang berdampak pada internal perusahaan menghasilkan 5 dampak utama. Pertama, perbaikan pada cara kerja, budaya kerja, dan hasil kerja. Digitalisasi telah membuat cara kerja menjadi lebih efisien dan mengurangi terjadinya human error. Selain berdampak langsung pada proses produksi di industri yang menjadi lebih transparan, digitalisasi juga berperan dalam memperbaiki standar kerja di bagian non-produksi. Selain itu, dengan perbaikan pada cara kerja, maka budaya dan lingkungan juga membaik. Kedua, perbaikan keahlian pekerja. Ketiga, terciptanya lapangan pekerjaan (job creation). Keempat, hilangnya jenis-jenis pekerjaan (job loss). Kelima, perubahan fungsi dan posisi pekerja (job change) sebagai bentuk strategi mempertahankan tenaga kerja (job retaining). Berdasarkan identifikasi tersebut, dapat terlihat bahwa berbagai jenis dampak langsung digitalisasi saling terkait satu sama lain. Selain itu, dampak langsung utama digitalisasi adalah pada perbaikan kondisi atau lingkungan kerja (better working environment).

2.      Dampak tidak langsung yang terkait dengan perusahaan lain dalam value chain industri manufaktur yang menerapkan digitalisasi menghasilkan dampak utama perubahan cara kerja vendor. Perubahan ini dirasakan membawa dampak yang positif bagi industri utama maupun bagi vendor dikarenakan lebih efisien dan mengurangi potensi kecurangan dari pihak vendor, serta kualitas produk juga meningkat. Selain perubahan cara kerja, digitalisasi juga mempengaruhi variasi kebutuhan akan layanan vendor. Misalnya, kebutuhan pengadaan sensor dari pihak vendor ke industri utama meningkat, sedangkan permintaan layanan pengelolaan payroll di perusahaan berkurang signifikan. Dari sisi vendor, penerapan digitalisasi di industri utama ini menimbulkan tuntutan baru agar juga beradaptasi dengan perubahan teknologi.

3.      Dampak imbasan terkait pihak lain di luar value chain industri juga telah teridentifikasi. Pertama, kerja sama dengan penyedia layanan internet dikarenakan tuntutan internet cepat yang membuat perusahaan penyedia meningkatkan kinerja dan performa layanan. Kedua, menciptakan peluang kerja melalui UMKM di sekitar industri dikarenakan adanya kebutuhan baru sejak digitalisasi. Misalnya, efisiensi cara bekerja yang menghasilkan tambahan waktu luang dalam berolahraga dan menciptakan peluang kerja baru, seperti usaha/bengkel sepeda. Selain itu, digitalisasi di perusahaan juga mendorong penerapan digitalisasi di UMKM tersebut. Ketiga, pengembangan ekosistem Industri 4.0 dengan adanya kerja sama antara Industri dan berbagai Lembaga Pendidikan dan Pelatihan. Bentuk kerja sama berupa link and match program, magang, pelatihan pemanfaatan teknologi tertentu seperti PLC, atau pengembangan kurikulum pembelajaran dengan konten digital. Selain dampak imbasan yang bersifat positif, digitalisasi juga berdampak pada berkurangnya tenaga kerja di industri kertas dikarenakan pengurangan pemakaian kertas.

C.    Manfaat Dokumen Digtal

1.      Peningkatan Kualitas Data

Dalam perusahaan, data dibutuhkan dalam proses menentukan langkah-langkah strategis demi keberlangsungan. Jika Anda masih mengumpulkan data menggunakan formulir kertas, selalu ada kemungkinan entri yang tidak lengkap, salah, atau tidak akurat. Ditambah dengan human error yang bisa mempengaruhi produktivitas. Dengan menggunakan teknologi pengumpulan data digital, Anda dapat meningkatkan kualitas data meskipun sumber daya terbatas. Saat menggunakan solusi digital, entri data bisa dikontrol dengan thresholds dan validasi lapangan. Jika keputusan yang diambil perusahaan salah, bisa jadi itu adalah hasil dari kualitas data yang buruk dan proses pengelolaan data yang buruk.

2.      Efisiensi Waktu Operasional

Menurut data Developing People Globally, 57 persen pekerja kantor menghabiskan satu jam per hari untuk mencari dokumen. Waktu tersebut terbuang,  bahkan tidak termasuk waktu yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen. Dengan dokumen digital terciptanya sistem otomasi, yang mana hanya beberapa klik, karyawan akan menemukan dokumen yang dibutuhkan tanpa banyak kerumitan dan hemat waktu.

3.      Tersedianya Data Real-time

Menggunakan solusi digital, Anda bisa mendapatkan data real-time sebagai kunci untuk mengambil pendekatan yang lebih proaktif dan meningkatkan proses operasional. Dengan menggunakan pengumpulan data digital, siapapun bisa memeriksa secara real-time di mana pun dan kapan pun. Dunia Big Data sedang berubah. Daripada menganalisis data dan menarik kesimpulan dari peristiwa masa lalu, sistem saat ini bekerja real-time untuk memberikan insight tentang apa yang terjadi dalam bisnis saat ini. Data real-time memungkinkan perusahaan memahami apa yang terjadi saat ini dan menerapkan strategi dengan tepat waktu.

4.      Kemudahan Akses Data

Mencari atau menginput kembali data dari file kertas bisa bisa memakan waktu berjam-jam atau berhari-hari. Kadang, informasi tersebut tidak langsung tersedia, hingga Anda harus melihat apa yang terjadi di lapangan. Jika jumlah datanya besar, tentunya hanya buang waktu. Dengan dokumen digital, data bisa tersedia secara real-time. Anda bisa mengakses hasilnya lewat komputer atau smartphone untuk memeriksa, memverifikasi, atau menyetujui dokumen dengan tanda tangan digital. Ini memberi kemudahan akses bagi semua karyawan dan pemangku kepentingan. Selain itu, kemudahan akses juga berdampak positif pada integrasi sistem yang berguna sebagai visibilitas untuk bertukar data, tugas, dan wawasan. Anda bisa menghemat waktu dengan menyediakan akses ke semua data bisnis Anda di satu tempat. Mengintegrasikan sistem memungkinkan karyawan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi dengan lebih efisien, sehingga meningkatkan produktivitas.

5.      Keamanan Data yang Ditingkatkan

Transformasi digital mengubah kebutuhan keamanan siber. Maka dari itu, menjaga keamanan data sensitif sangat penting. Adanya integrasi memang memberikan kemudahan. Namun, perlu diperhatikan pula aksesnya. Perusahaan harus menetapkan aturan akses berdasarkan beberapa kriteria, seperti kelompok atau departemen. Hal ini memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang memiliki akses ke informasi tersebut. Praktik manajemen dokumen digital bisa meminimalisir kehilangan arsip atau konten.