Pengenalan dan Contoh ERP

Apa Itu ERP ?

ERP merupakan sistem kerja yang menggunakan tools/software yang terintegrasi untuk perusahaan besar (enterprise) dalam hal perencanaan dan pengelolaan (planning) sumber daya (resource) untuk dapat mencapai tujuan perusahaan. ERP ini dapat mencakup banyak hal seperti Pengelolaan uang, bahan baku, inventory dan kapasitas produksi, tracking janji Anda ke supplier, customer dan karyawan Anda. berupa fitur purchase order, sales order dan payroll.  ERP menjadi suatu model sistem informasi yang dapat memungkinkan suatu instansi untuk dapat melakukan otomasi dan integrasi proses-proses bisnis utamanya. ERP ini menyelesaikan permasalahan kebuntuan berbagai hambatan fungsional tradisional dalam organisasi dengan cara memfasilitasi berbagai data, berbagai aliran informasi, dan mengenalkan/menyalurkan praktik-praktik bisnis yang umum di antara semua pengguna dalam organisasi.

Implementasi sistem ERP bisa menjadi suatu upaya yang masif yang dapat memakan waktu hingga beberapa tahun. Karena kompleksitas dan ukuran sistem ERP, hanya sebagian kecil organisasi bersedia atau mampu menerapkan berbagai resource fisik dan finansial dan mengambil resiko untuk mengembangkan suatu sistem ERP sendiri (in-house). Karena itu, pada dasarnya semua sistem ERP adalah produk komersial. Produk yang dianggap dan diakui sebagai pemimpin di pasar adalah SAP, Oracle, Baan, J.D. Edwards & Co., dan PeopleSoft Inc.

 

 

Struktur dan Arsitektur Sistem ERP

Struktur dan arsitektur sistem ERP dapat berbeda-beda tergantung pada vendor atau pengembang yang membuat sistem tersebut. Namun secara umum, struktur dan arsitektur sistem ERP memiliki beberapa komponen penting, seperti berikut:

1. Database: Basis data merupakan bagian terpenting dari sistem ERP. Ini adalah tempat di mana semua informasi dan data terkait bisnis disimpan, seperti informasi pelanggan, informasi produk, inventarisasi, dan lain sebagainya.
2. Modul: Sistem ERP terdiri dari beberapa modul yang terintegrasi, seperti modul akuntansi, modul manufaktur, modul penjualan, modul keuangan, dan lain sebagainya. Setiap modul memiliki fungsi khusus dan dapat diaktifkan atau dinonaktifkan sesuai kebutuhan bisnis.
3. Pengaturan Konfigurasi: Konfigurasi sistem ERP dapat disesuaikan sesuai dengan kebutuhan bisnis, seperti konfigurasi manajemen persediaan, manajemen kualitas, manajemen produksi, dan lain sebagainya.
4. User Interface: User interface merupakan tampilan visual dari sistem ERP, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses dan memanipulasi data. User interface harus dirancang dengan baik agar mudah digunakan oleh pengguna dan menyediakan akses cepat ke informasi penting.
5. Integrasi: Sistem ERP biasanya terintegrasi dengan sistem lain di perusahaan, seperti sistem manajemen relasi pelanggan (CRM) atau sistem manajemen rantai pasokan (SCM).

Arsitektur sistem ERP dapat dibagi menjadi tiga lapisan: lapisan presentasi, lapisan aplikasi, dan lapisan data. Lapisan presentasi merupakan antarmuka pengguna dan tampilan visual dari sistem ERP. Lapisan aplikasi merupakan modul dan fungsi bisnis yang terkait dengan sistem ERP. Lapisan data adalah database yang menyimpan semua informasi bisnis dan data terkait dalam sistem ERP.

Ketiga lapisan tersebut terintegrasi secara penuh dan bekerja sama untuk menghasilkan fungsi dan layanan yang diperlukan oleh bisnis. Arsitektur tersebut memungkinkan sistem ERP untuk mengelola dan mengintegrasikan data dari seluruh perusahaan, meningkatkan efisiensi operasional, dan memberikan manfaat bisnis lainnya.

ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sistem perangkat lunak yang terintegrasi, dirancang untuk mengelola dan mengotomatisasi berbagai aspek operasional bisnis, seperti keuangan, manufaktur, persediaan, distribusi, sumber daya manusia, dan lain sebagainya. Berikut adalah beberapa contoh penerapan ERP di berbagai industri:

1. Manufaktur: ERP digunakan untuk mengotomatisasi berbagai proses di pabrik, seperti manajemen produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan lain sebagainya.
2. Perdagangan: ERP digunakan untuk mengelola proses penjualan, pembelian, inventarisasi, keuangan, dan manajemen proyek di bisnis perdagangan.
3. Layanan Keuangan: ERP digunakan untuk mengelola operasi keuangan, seperti akuntansi, penggajian, pengeluaran, dan lain sebagainya.
4. Jasa Kesehatan: ERP digunakan untuk mengelola proses operasional di rumah sakit dan fasilitas kesehatan, seperti manajemen pasien, penjadwalan janji, manajemen inventarisasi, dan lain sebagainya.
5. Pendidikan: ERP digunakan untuk mengelola proses operasional di sekolah dan perguruan tinggi, seperti manajemen siswa, manajemen staf, manajemen jadwal, dan lain sebagainya.

Penerapan ERP

ERP ini sudah sangat banyak penerapannya dalam berbagai industri, penerapan ERP dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas produk dan layanan, dan meningkatkan produktivitas. Selanjutnya akan diulas lebih dalam lagi implementasi ERP dalam bidang Manufaktur. ERP (Enterprise Resource Planning) dalam manufaktur memainkan peran penting dalam mengoptimalkan dan mengintegrasikan proses operasional bisnis, termasuk dalam manajemen produksi, persediaan, dan pengiriman. Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan ERP dalam manufaktur:

1. Manajemen Produksi yang Efektif: ERP dapat membantu mengoptimalkan proses produksi dengan memungkinkan pengawasan yang lebih baik terhadap jadwal produksi, pengelolaan kapasitas produksi, dan pengendalian kualitas. Selain itu, ERP juga dapat membantu memperkirakan kebutuhan material untuk produksi dan memantau inventarisasi material yang tersedia.
2. Pengurangan Biaya Produksi: Dengan memanfaatkan informasi yang terkumpul melalui ERP, manajer produksi dapat melakukan analisis biaya yang lebih baik, memantau efektivitas produksi, dan menemukan cara untuk mengurangi biaya produksi.
3. Manajemen Persediaan yang Optimal: ERP dapat membantu memantau dan mengelola persediaan dengan lebih efektif. Dengan informasi persediaan yang tersedia melalui ERP, manajer persediaan dapat menghindari penumpukan persediaan yang tidak perlu dan memastikan persediaan selalu tersedia untuk memenuhi permintaan.
4. Pengiriman dan Pengiriman yang Lebih Efisien: ERP memungkinkan pengawasan yang lebih baik terhadap pengiriman produk, termasuk jadwal pengiriman, pengiriman barang, dan penagihan pelanggan. Hal ini dapat membantu mengoptimalkan pengiriman dan menghindari keterlambatan pengiriman.
5. Manajemen Kualitas yang Lebih Baik: ERP dapat membantu mengendalikan kualitas produk dengan memastikan setiap tahap produksi dipantau dan dikontrol dengan baik. Ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan dan mengurangi jumlah produk cacat yang dihasilkan.

Dengan penerapan ERP dalam manufaktur, perusahaan dapat memperoleh manfaat seperti peningkatan efisiensi dan produktivitas, penghematan biaya, dan peningkatan kualitas produk. ERP juga dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat karena informasi yang tersedia melalui sistem

 

Keuntungan Penggunaan ERP

1. Satu sumber kebenaran

Dapatkan pandangan komprehensif tentang kinerja keuangan organisasi Anda dan pahami profitabilitas, biaya, dan pendapatan dengan lebih baik dengan menggunakan analitik siap pakai. Analitik prebuilt mengukur KPI keuangan penting secara real time, termasuk rasio lancar, rasio cepat, rasio utang terhadap ekuitas, modal kerja bersih, dan perputaran inventarisdi antaranya.

2. Mengotomatiskan

Salah satu keuntungan utama dari sistem ERP adalah memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan tugas-tugas rutin dan biasa. Rekonsiliasi akun bawaan dan pencocokan transaksi memungkinkan bisnis untuk secara dramatis meningkatkan efisiensi dan mempercepat proses penutupan keuangan. Hal ini memfasilitasi pelaporan SEC yang lebih cepat dan memungkinkan CFO menghabiskan lebih sedikit waktu setiap kuartal untuk menyusun datadan lebih banyak waktu untuk perencanaan skenario dan penyusunan strategi M&A.

 

3. Skalabilitas

Seiring pertumbuhan perusahaan, sistem ERP mereka harus memiliki kemampuan untuk menskalakan dengan cepat dan mudahdi seluruh pasar, geografi, dan produk. Cloud ERP memberikan kecepatan, kinerja, keamanan, dan skala yang tak tertandingi, memungkinkan bisnis tumbuh dengan percaya diri.

4. Manajemen risiko bawaan

Untuk memantau dan melindungi perusahaan dari pencurian dan penipuan internal dan eksternal, sistem ERP modern menawarkan kontrol internal dan alat audit untuk mengelola pemisahan tugas (SOD) dan aturan pembayaran.

5. Fleksibilitas

Arsitektur ERP modern yang terintegrasi namun modular memungkinkan Anda menerapkan apa yang Anda butuhkan, kapan pun Anda membutuhkannya. Anda mengontrol kecepatan dan menentukan area bisnis mana yang ditangani terlebih dahulu, seperti memodernisasi keuangan Anda, mendukung perencanaan seluruh perusahaan, atau meningkatkan logistik Anda.

Kelemahan Penggunaan ERP

1. Kendala anggaran

Berinvestasi dalam suatu sistem ERP Membutuhkan waktu, uang, dan sumber daya yang cukup besar. Mengadopsi ERP membutuhkan biaya konsultasi dan implementasi di muka. Ada juga biaya pekerja yang berat yang menyertai penerapan ERP di tempat, karena Anda mungkin perlu mempekerjakan staf TI tambahan untuk mengelola sistem.

2. Perubahan manajemen

Manajemen perubahan seringkali merupakan salah satu tantangan paling sulit dengan implementasi ERP. Banyak waktu dan energi perlu diinvestasikan untuk memastikan bahwa semua personel kunci dilatih dengan benar tentang cara berinteraksi dengan sistem baru.

3. Membutuhkan waktu yang cukup panjang

Implementasi sistem ERP di tempat seringkali bisa menjadi proses yang panjangterkadang bisa memakan waktu hingga dua tahun. Selain itu, organisasi harus mengalokasikan waktu bagi semua penggunanya untuk mempelajari sistem ERP yang baru begitu sudah aktif dan berjalan. Sering kali terdapat kurva pembelajaran yang curam terkait dengan mempelajari teknologi baru, alur kerja baru, dan pengalaman pengguna baru.

Contoh Aplikasi ERP dengan lisensi gratis

Terdapat banyak sekali jenis aplikasi ERP. Beberapa diantaranya merupakan aplikasi yang gratis. Pengguna bisa menggunakan software tersebut tanpa harus mengeluarkan biaya untuk membeli aplikasi. Beberapa contoh aplikasi ERP yang gratis adalah :

1. Openbravo Sistem Openbravo memiliki beberapa keunggulan. Openbravo fleksibel dan dapat dikostumisasi sesuai kebutuhan. Openbravo juga dapat membantu peningkatan produktivitas karyawan karena kemudahan penggunaan, merampingkan proses, sehingga proses berjalan lebih cepat dan lebih efektif. Openbravo merupakan aplikasi open source.

2. FrontAccounting FrontAccounting adalah aplikasi akuntansi dan ERP untuk Usaha Kecil dan Menengah. Aplikasi ini multibahasa dan multi mata uang. FrontAccounting dilengkapi dengan modul standar seperti: Penjualan, Pembelian, Produk dan Persediaan, Manufaktur, Dimensi, Perbankan dan General Ledger dan Setup. Hal ini memungkinkan untuk mengkonfigurasi beberapa titik penjualan.

3. Compiere Compiere adalah solusi bisnis ERP dan CRM yang bersifat open source untuk perusahaan menengah dan kecil (SME) dalam bidang distribusi, ritel, pelayanan dan manufacturing. Fitur fungsional Compiere meliputi pengelolaan proses bisnis di bidang finansial, distribusi, penjualan, jasa, manufaktur dan perkebunan. Solusi Compiere dapat diaplikasikan pada perusahaan tingkat kecil, menengah dan besar

 

Cloud ERPModel baru pengiriman ERP

Software-as-a-service (SaaS)

Memasuki cloudkhususnya, software-as-a-service (SaaS) model pengiriman untuk ERP. Ketika perangkat lunak ERP dikirimkan sebagai layanan di cloud, itu berjalan di jaringan server jarak jauh, bukan di dalam ruang server perusahaan. Penyedia cloud menambal, mengelola, dan memperbarui perangkat lunak beberapa kali dalam setahundaripada melakukan pemutakhiran yang mahal setiap 5 hingga 10 tahun dengan sistem lokal. Cloud dapat mengurangi biaya operasional (OpEx) dan biaya modal (CapEx) karena menghilangkan kebutuhan perusahaan untuk membeli perangkat lunak dan perangkat keras, atau mempekerjakan staf TI tambahan. Sumber daya ini malah dapat diinvestasikan dalam peluang bisnis baru, dan organisasi selalu up-to-date pada perangkat lunak ERP terbaru. Karyawan dapat mengalihkan fokus mereka dari mengelola TI ke tugas yang lebih bernilai tambah seperti inovasi dan pertumbuhan.

Apa itu Cloud ERP SaaS ?

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah tulang punggung banyak organisasi, membantu mereka mengelola akuntansi, proses pengadaan, proyek, dan lainnya di seluruh perusahaan. Bagi banyak departemen TI, sistem ERP sering berarti penerapan yang besar, mahal, dan memakan waktu yang mungkin memerlukan investasi perangkat keras atau infrastruktur yang signifikan. Munculnya komputasi awan dan penyebaran perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) berada di garis depan perubahan dalam cara bisnis berpikir tentang ERP. Memindahkan ERP ke cloud memungkinkan bisnis menyederhanakan persyaratan teknologi mereka dan melihat pengembalian investasi yang lebih cepat.

Solusi Cloud ERP adalah penawaran matang yang memiliki semua fitur dan fungsi yang sama dengan mitra lokal mereka. Selain itu, model penerapan cloud dengan mudah memungkinkan integrasi teknologi utama lainnya, seperti mobilitas, sistem pendukung keputusan, serta sistem kolaborasi dan sosial. Layanan cloud semakin populer di kalangan bisnis terkemuka yang menginginkan aplikasi dengan fungsi modern, tetapi tanpa biaya infrastruktur, pemeliharaan, dan peningkatan TI. Untuk memastikan keberhasilan sistem SaaS ERP Anda, Anda dapat memanfaatkan suite terintegrasi dan platform cloud dengan kinerja dan skalabilitas tinggi terdepan di industri, keandalan yang tak tertandingi, dan keamanan yang ditingkatkan.

Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS) memungkinkan pengguna untuk berlangganan dan menggunakan perangkat lunak aplikasi di cloud daripada harus membeli perangkat keras atau melisensikan perangkat lunak. Anda cukup membeli perangkat lunak ini dari penyedia cloud dengan biaya berlangganan bulanan dan layanan dikirimkan kepada Anda melalui internet. Suite cloud modern menyediakan perangkat lunak lengkap untuk seluruh bisnis Anda sehingga Anda dapat berlangganan aplikasi SaaS tertentu untuk keuangan, rantai pasokan, sumber daya manusia, pengalaman pelanggan, penjualan, dan organisasi pemasaran Anda.

6 manfaat SaaS ERP dibandingkan ERP di tempat

Biaya di muka lebih rendah	●        Hilangkan kebutuhan akan perangkat keras dan middleware tambahan ●        Mengurangi biaya instalasi dan implementasi
Dapat diprediksi, biaya berkelanjutan	●      Hilangkan biaya tak terduga untuk mengelola, menambal, dan memperbarui perangkat lunak dan perangkat keras ●      Ubah biaya modal menjadi biaya operasional pay-as-you-go ●      Fokus pada biaya fungsional daripada biaya teknis
Skalabilitas sesuai permintaan	●      Menskalakan secara instan untuk memenuhi pertumbuhan data atau permintaan transaksional ●      Kurangi gangguan sambil mempertahankan tingkat layanan
Waktu lebih cepat untuk menilai	●      Terapkan fungsionalitas baru dengan segera ●      Kurangi biaya dengan dukungan TI yang lebih sedikit dibandingkan dengan implementasi lokal tradisional
Meningkatnya inovasi	●      Akses dukungan, analitik, dan alat kolaborasi dengan mudah dengan fungsionalitas standar
Dukungan untuk strategi globalisasi	●      Dapatkan peningkatan transparansi dan wawasan tentang profitabilitas dan biaya di seluruh bisnis dengan proses standar ●      Peningkatan kolaborasi antara sumber daya keuangan di berbagai negara

 

 

 

Studi Kasus

Seperti yang sebelumnya sudah dijelaskan mengenai, ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam sebuah perusahaan, seperti produksi, pemasaran, penjualan, keuangan, dan lain-lain menjadi satu sistem yang terintegrasi dan terpusat, selanjutnya untuk memberikan gambaran nyata mengenai penggunaan ERP pada suatu industri mari kita simak cerita perusahaan X dibawah ini

PT. X adalah sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi komponen otomotif untuk kendaraan roda empat. Saat ini, PT. X memiliki beberapa divisi dan masing-masing divisi memiliki sistem informasi yang berbeda-beda. Hal ini menyebabkan terjadinya redundansi data, tidak konsistennya informasi, dan kesulitan dalam pengambilan keputusan.

PT. XYZ memutuskan untuk memperkenalkan sistem ERP guna mengintegrasikan semua divisi dan membuatnya menjadi sistem yang terpusat. ERP akan membantu PT. XYZ untuk mengelola bisnisnya secara lebih efektif dan efisien, serta memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap seluruh proses bisnis.

PT. X melakukan implementasi ERP dengan memilih salah satu vendor ERP ternama di pasar. Vendor tersebut membantu PT. X dalam melakukan analisis kebutuhan, desain solusi, implementasi sistem, dan pelatihan pengguna. Setelah beberapa bulan, ERP berhasil diimplementasikan di PT. X.

Hasil yang diperoleh setelah implementasi ERP adalah:

●        Seluruh data dari masing-masing divisi terintegrasi dalam satu sistem yang terpusat.

●        Terjadi efisiensi dalam pengolahan data, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan bisnis menjadi lebih cepat.

●        Informasi yang dihasilkan menjadi lebih akurat dan konsisten.

●        Manajemen PT. X menjadi lebih mudah dalam mengambil keputusan bisnis berdasarkan informasi yang terintegrasi dan terbaru.

●        Semua divisi dapat bekerja sama dengan lebih baik dan lebih terkoordinasi.

Namun, implementasi ERP juga mengalami beberapa kendala, seperti:

●        Membutuhkan waktu yang cukup lama untuk melakukan analisis kebutuhan dan implementasi sistem.

●        Karyawan perlu mendapatkan pelatihan dan adaptasi dengan sistem baru.

●        Biaya implementasi dan operasional ERP dapat menjadi cukup mahal.

Namun, secara keseluruhan, PT. X berhasil memperoleh banyak manfaat dari implementasi ERP dan membantu meningkatkan kinerja bisnis mereka.

Tugas

Apa saja yang menjadi tantangan saat ingin mengimplementasikan ERP pada suatu perusahaan dan apakah penggunaan ERP akan memberikan dampak baik/ buruk, silahkan paparkan dampak yang mungkin terjadi.

Referensi

https://www.mas-software.com/blog/pengertian-erp-dan-contoh-erp#0-pengertian-erp-enterprise-resource-planning-

https://binus.ac.id/malang/2021/04/apa-yang-dimaksud-dengan-sistem-erp-enterprise-resource-planning/

https://teknosi.fti.unand.ac.id/index.php/teknosi/article/view/10/13

https://www.oracle.com/in/erp/what-is-erp/#link4