Elemen Standarisasi Kerja

Penerapan Tabel Standar Kerja

 

 

Pekerjaan

Suatu pekerjaan (work) akan terdiri dari beberapa tugas (task).

Tugas adalah sejumlah aktivitas yang menjadi tanggung jawab suatu pekerja, tugas memiliki 2 sifat yaitu:

-          non-repetitif (dilakukan secara berkala, jarang atau sesekali) dan

-          repetitif (proses berulang)

Suatu pekerjaan dapat terbagi lagi menjadi beberapa Task penyusun yang membentuk struktur piramida. Setiap task akan terdiri dari beberapa elemen kerja (work elements). Setiap elemen kerja akan terdiri dari elemen gerak dasar (basic motion elements). Elemen gerak dasar dapat dikatakan sebagai aktuasi pergerakan anggota tubuh atau bagian tubuh lainnya dalam melakukan suatu tugas (seperti gerakan meraih objek, menggenggam objek memindahkan objek, berjalan, gerakan mata, dsb.

Berdasarkan definisinya, sistem kerja/work system dapat terbagi menjadi sistem kerja dalam entitas fisik dan bidang profesional praktik. Sistem kerja sebagai entitas fisik merupakan suatu proses yang dilakukan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi (pengetahuan pekerja atau database) serta peralatan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan. Sementara itu, dalam bidang professional practice, sistem kerja akan terbagi menjadi beberapa istilah yakni metode kerja (work method), pengukuran sistem kerja (work measurement), dan manajemen kerja (work management).

 

Efisiensi Proses Kerja

Efektivitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara bobot atau beban kerja dengan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi organisasi. Persaingan pada industri manufaktur yang semakin ketat dan bertaraf global menuntut setiap perusahaan mempunyai strategi yang unik untuk menjaga produknya dan kualitas produknya yang bertujuan dapat dikirim ke pelanggan secara tepat waktu dengan tanpa meneruskan cacat dan kesalahan pada produk. Oleh karena itu perlu dilakukan evaluasi pada proses kerja dan beban kerja pada kegiatan produksi di industri manufaktur untuk mendapatkan jumlah operator dengan beban kerja yang optimal yang akan berdampak pada efisiensi dan stabilisasi proses kerja dan dapat menurunkan biaya operasional. Serta diperlukan standarisasi elemen kerja setelah dilakukan perbaikan proses kerja agar proses kerja dapat berjalan dengan baik.

Efisiensi berkaitan erat dengan tingkah laku dan sikap hidup seseorang. Artinya bahwa tingkah laku dan sikap hidup dapat mengarah pada perbuatan yang efisien atau sebaliknya. Dengan adanya kesadaran, seseorang akan terdorong untuk membangkitkan semangat atau kehendak untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan apa yang disadarinya dalam hal ini yang dimaksudkan adalah efisiensi.

Pengertian efisiensi kerja menurut Sedarmayanti (2001 : 112) pada prinsipnya adalah perbandingan terbaik antara hasil yang diperoleh dengan kegiatan yang dilakukan. Bekerja dengan efisien adalah bekerja dengan gerakan, usaha, waktu dan kelelahan yang sedikit mungkin. Dengan menggunakan cara kerja yang sederhana, penggunaan alat yang dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga, maka seseorang dapat dikatakan bekerja dengan efisien dan memperoleh hasil yang memuaskan.

Menurut Mulyadi (2007 : 67) efisiensi seringkali dikaitkan dengan kinerja suatu organisasi karena efisiensi mencerminkan perbandingan antara keluaran (output) dengan masukan (input).

Dalam berbagai literatur, efisinsi juga sering dikaitkan dengan produktivitas karena sama-sama menilai variabel input terhadap output. Pengertian produktivitas berkebalikan dengan pengertian efisiensi. Produktivitas dihitung dengan cara membagi output terhadap input, sedangkan efisiensi adalah input dibagi dengan output. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan efisien kerja karyawan adalah hasil kerja (output). Baik kualitas maupun kuantitas yang dicapai sumber daya manusia persatuan periode waktu dalam melaksanakan tugas kerjanya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Oleh sebab itu, perusahaan perlu melakukan manajemen efisiensi kerja karyawan dengan merumuskan tujuan dengan menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan bawahan.

Efisiensi karyawan yang tinggi akan tercapai apabila didukung oleh atribut individu, upaya kerja dan dukungan organisasi. Atribut individu, yang menentukan kapasitas untuk mengerjakan sesuatu.Atribut individu meliputi faktor individu (kemampuan atau keahlian, latar belakang pendidikan), dan faktor psikologis meliputi persepsi, attitude, personality, pembelajaran motivasi. Upaya kerja berkaitan dengan keinginan untuk mencapai keinginan sesuatu. Sedangkan dukungan organisasi, yang memberikan kesempatan untuk berbuat sesuatu. Dukungan organisasi, meliputi sumber daya, kepemimpinan, lingkungan kerja, struktur organisasi, dan desain pekerjaan.

 

Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Kerja

a.       Kompetensi Individu

Kompetensi individu adalah kemampuan dan keterampilan melakukan kerja. Kompetensi setiap orang dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu kemampuan, pendidikan dan pelatihan, pengalaman kerja, motivasi dan etos kerja. Kemampuan kerja setiap orang dipengaruhi oleh kebugaran fisik dan kesehatan karyawan yang bersangkutan, pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerjanya.

b.      Dukungan Organisasi

Tingginya efisiensi karyawan juga tergantung pada dukungan organisasi dalam bentuk pengorganisasian, penyediaan sarana dan prasarana kerja, kondisi kerja serta syarat kerja. Pengorganisasian dimaksudkan untuk memberikan kejelasan bagi setiap unit kerja dan setiap orang perlu memiliki dan memahami uraian jabatan dan uraian tugas yang jelas.

c.       Dukungan Manajemen

Efisien dan penghematan waktu setiap orang dipengaruhi oleh kemampuan manajerial para manajemen atau pimpinan, baik dengan membangun sistem kerja dan hubungan industrial yang aman dan harmonis, maupun dengan mengembangkan kompetensi pekerja yang terlibat dalam aktivitas perusahaan, demikian juga dengan menumbuhkan motivasi dan mobilisasi seluruh pegawai untuk bekerja secara optimal dalam rangka pengembangan kompetensi pekerja, manajemen dapat melakukan antara lain:

1)      Mengidentifikasi dan mengoptimalkan pemanfaatan kekuatan, keunggulan,dan potensi yang dimiliki oleh setiap pekerja.

2)      Mendukung pekerja untuk terus belajar meningkatkan wawasan dan pengetahuannya.

3)      Membuka kesempatan yang seluas-luasnya kepada pekerja untuk belajar, baik secara pribadi maupun melalui pendidikan dan pelatihan yang dirancang dan diprogramkan.

4)      Membantu setiap orang menghadapi kesulitan dalam melakukan tugas.

 

Menurut Gani (2009:20), faktor yang mempengaruhi efisiensi (menghemat waktu) adalah:

1)      Profesionalisme diukur dari pendidikan, pelatihan teknis, masa kerja (pengalaman), dan tersedianya peralatan kerja untuk mempercepat pelayanan.

2)      Disiplin diukur dari waktu jam kerja, ketaatan terhadap aturan, jadwal pekerjaan dan melaksanakan pekerjaan.

3)      Motivasi kerja diukur dari kesejahteraan, penghargaan, lingkungan kerja, dan ruangan kerja.

 

Stabilisasi Proses Kerja

Dalam menciptakan suatu proses kerja yang stabil, diperlukan adanya suatu standarisasi yang mengharuskan operator atau pekerja untuk melakukan suatu pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan agar stabilisasi dari suatu lini produksi dapat tercapai.

Salah satu faktor yang sangat diperlukan untuk menunjang percepatan produksi adalah dengan adanya standarisasi pekerjaan. Standarisasi atau pembakuan adalah aturan tentang apa saja yang dianggap perlu untuk dibakukan dan dikomunikasikan secara tertulis. Dalam proses standarisasi kerja, standar kerja merupakan hal penting yang harus diperhatikan. Standar kerja ini biasanya dimanifestasikan berupa Work Instruction (WI) atau Instruksi Kerja (IK). Adapun tujuan standar kerja dibuat adalah sebagai berikut:

1.      Salah satu sarana untuk implementasi Built in Quality (BIQ)

2.      Sebagai visualisasi untuk mendapatkan problem dan melakukan strategi kaizen

3.      Sebagai petunjuk dan panduan kerja bagi yang melakukan proses tersebut

4.      Menghindari terjadinya penyimpangan proses

5.      Sebagai pengendali visual (visual control) dari proses kerja

6.      Menjaga agar proses yang dilakukan oleh siapa pun tetap sama.

7.      Standar kerja sangat berkaitan dengan suatu pekerjaan. Standar kerja akan menentukan proses kerja yang akan berpengaruh banyak dalam mempengaruhi keberhasilan dalam pencapaian sasaran dan target serta mengendalikan faktor-faktor Quality, cost, delivery, safety, material, product, environmental (QCDSMPE).

Standarisasi kerja adalah peraturan pada saat membuat barang di tempat kerja, yaitu cara melakukan produksi yang paling efektif dengan urutan tanpa muda, mengumpulkan pekerjaan, dan memfokuskan gerakan manusia.

 

Studi Waktu

Dalam standarisasi kerja, salah satu metode yang dapat digunakan untuk menetapkan sebuah standar adalah dengan menghitung waktu pengerjaan sebuah proses, hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan metode time study atau studi waktu. Studi waktu adalah proses menentukan waktu yang diperlukan bagi seorang operator dengan kualifikasi tertentu untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan performansi yang telah didefinisikan. Pengukuran waktu secara langsung dapat dilakukan dengan stopwatch yang biasa disebut stopwatch time study. Pada aktivitas pengukuran waktu pekerjaan diurai menjadi elemen-elemen kerja. Terdapat tiga aturan yang harus diikuti untuk membagi suatu proses operasi kerja ke dalam elemen-elemen kerja yaitu sebagai berikut:

1.      Elemen-elemen kerja dibuat sedetail dan sependek mungkin akan tetapi masih mudah untuk diukur waktunya dengan teliti.

2.      Handling time seperti loading dan unloading time harus dipisahkan dari machining time.

3.      Elemen-elemen kerja yang konstan harus dipisahkan dengan elemen kerja yang variabel.

 

Elemen Standarisasi Kerja

Pada Standarisasi kerja terdapat elemen-elemen utama yang harus digunakan untuk menyusun dan membuat standarisasi kerja yang baik, yaitu diantaranya sebagai berikut:

a.       Takt Time (T/T)

Takt Time adalah waktu yang ditetapkan untuk menghasilkan 1 (satu) satuan produk berdasarkan permintaan yang ada, atau bisa diartikan seberapa cepat atau tiap berapa menit keluar satu unit produk.

b.      Cycle Time (C/T)

Cycle Time adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu proses dari awal sampai dengan kembali ke awal

c.       Lead Time (L/T)

Lead Time adalah waktu yang dibutuhkan oleh satu unit produk untuk melewati satu proses dari awal sampai akhir

d.      Urutan kerja

Urutan kerja adalah urutan yang paling efisien bagi operator dalam memproduksi unit berkualitas

e.       Standar stock dalam proses

Standar stock dalam proses adalah barang dengan jumlah minimum yang harus disiapkan dalam proses agar pekerjaan dapat dilakukan berulang (continuous) dengan urutan dan gerakan yang sama.

 

Untuk menyusun standarisasi kerja yang baik sebaiknya memperhitungkan elemen-elemen di atas dalam penentuan parameter-parameter pembuatan TSK (Tabel Standarisasi Kerja) agar tercipta standarisasi kerja yang efisien dan stabil dalam mewujudkan proses produksi yang baik. Pada contoh berikut merupakan contoh pembuatan TSK yang mengambil data dari produksi PT. Garuda Food.

 

Penerapan Tabel Standar Kerja

Tabel standar kerja merupakan alat yang digunakan untuk membantu proses standarisasi kerja yang dilakukan pada sebuah pekerjaan. Tabel standar kerja berfungsi sebagai standar, petunjuk, atau order pekerjaan. Sedangkan tujuan dari pembuatan Tabel Standar Kerja (TSK) adalah:

1.      Pengendalian proses(penjaminan proses sesuai dengan urutan yang telah ditentukan)

2.      Pemerataan pekerjaan (strategi Heijunka)

3.      Penentuan layout tool, equipment, dan material

4.      Penentuan kebutuhan manpower

Tabel Standar Kerja sangat efektif untuk diimplementasikan pada proses kerja yang berhenti atau tidak menggunakan conveyor. Pembuatan Tabel Standar Kerja pada proses produksi di mesin mixing ini dilakukan sesuai dengan prosedur penelitian,

Langkah-langkah metode pengukuran dan prosedur kerja menggunakan TSK di PT.Garudafood Putra Putri Jaya Divisi Coated Peanut adalah sebagai berikut:

a.       Breakdown Detail Pekerjaan

Pembedahan pekerjaan menjadi elemen-elemen rinci dapat dilakukan dengan mengambil sumber terpercaya, yaitu pada pihak-pihak departemen terkait yang dalam hal ini adalah pihak Departemen Product Development dan Quality Control. Pihak-pihak terkait menjadi sumber informasi yaitu kepala shift dan quality control lapangan secara langsung.

b.      Pengamatan Langsung (Metode Stop Watch Study)

Untuk observasi langsung terhadap pekerjaan yang dipelajari metode stop watch study.

c.       Pembuatan Tabel Standar Kerja

Tabel standar kerja dibuat dengan standar yang sudah ada dalam perusahaan serta melibatkan unsur-unsur penting di dalamnya. Unsur-unsur proses, gerakan manusia, layout mesin atau alat, layout barang diperoleh melalui pengamatan langsung. Untuk elemen waktu dan pergerakan, dan diperoleh dari pencatatan pengamatan, berulang-ulang dari jenis kerja yang repetitif.

d.      Penetapan Standar Kerja

Standar yang ditetapkan berlaku pada pekerjaan yang terkait dan pada setiap pekerja yang melakukannya, seperti terlihat pada tabel berikut ini.